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La legge n. 241/1990, agli artt. 4, 5 e 6, ha introdoto e disciplinato la figura del responsabile del procedimento amministrativo, la sua funzione nell'ambito del procedimento stesso e l'incidenza sul provvedimento amministrativo finale.
La figura del responsabile del procedimento risponde al principio della trasparenza e dell'efficienza dell'azione amministrativa consentendo, da una parte, a ciascun interessato di avere un referente nella PA cui rivolgersi in relazione ai propri interessi coinvolti nei procedimenti amministrativi ed in ordine alle correlate istanze partecipative e, dall'altra, di evitare il frazionamento dell'azione amministrativa e la conseguente dilatazione dei tempi. Attraverso l'imposizione della figura del responsabile del procedimento e la sua comunicazione, si realizzano, così, la finalità di cui all'art. 97 cost (relativa al buon andamento dell'azione amministrativa ed alla determinazione delle sfere di competenza deghli uffici) e quella di cui all'art. 28 cost (in materia di responsabilità diretta dei dipendenti pubblici per gli atti compiuti in violazione dei diritti).
Nell'ambito di ciascun procedimento amministrativo, dunque, viene prevista l'individuazione dell'unità organizzativa competente e del responsabile del procedimento amministrativo medesimo, nonchè la comunicazione di tali riferimenti all'interessato.
L'atto con il quale si individuano le unità organizzative competenti per ciascun procedimento ha natura regolamentare mentre gli atti con i quali si individuano i singoli responsabili di procedimento hanno natura di atti di gestione e sono di competenza dei dirigenti. In difetto di individuazione del responsabile del procedimento, tale figura coincide con quella del dirigente preposto all'unità organizzativa competente per il procedimento in questione.
La nomina del responsabile del procedimento non è una delega della funzione amministrativa che rimane in capo all'organo funzionalmente competente (dirigente preposto all'unità organizzativa) nè costituisce una gerarchia nell'ambito dell'apparato amministrativo coinvolto nell'ambito del procedimento.
E' di competenza del responsabile del procedimento innanzitutto la comunicazione di avvio del procedimento che, a mente dell'art. 7 della L. n. 241 del 1990, come modificato dalla L. n. 15 del 2005, deve essere inoltrata sia con riguardo ai procedimenti d'ufficio sia in relazione ai procedimenti aperti su iniziativa privata.
L'art. 6 disciplina, poi, le funzioni del responsabile del procedimento il quale cura l'istruttoria, le comunicazioni e le notificazioni, indice, ove necessario, conferenze di servizi, richiede documenti, pareri o valutazioni tecniche, valuta le condizioni di ammissibilità e i presupposti per l'adozione del provvedimento finale, adottando lo stesso, ove abbia la relativa competenza, o sottoponendo una proposta di provvedimento fnale al relativo responsabile. Ove il procedimento consegua obbligatoriamente ad un'istanza del privato e debba concludersi, all'esito dell'istruttoria espletata, con un provvedimento di diniego, il responsabile, prima di inoltrare all'organo decisionale, la proposta di provvedimento, dovrà inoltrare all'istante una comunicazione di preavviso di rigetto che instaurerà un subprocedimento incidentale destinato a concludersi con la conferma della proposta di diniego sull'istanza ovvero con una proposta di provvedimento d'accoglimento dell'istanza.
Il ruolo propulsivo dell'istruttoria che il responsabile assume nell'ambito del procedimento amministrativo incontra naturalmente il vincolo stabilito dall'art. 1 della L. n. 241 del 1990 di non aggravare il procedimento medesimo se non per motivate esigenze; particolari norme governano la funzione istruttoria del responsabile del procedimento nell'ambito delle procedure di affidamento di contratti pubblici. In detta sede il ruolo propulsivo acquisitivo del responsabile del procedimento risulta attenuato in quanto le carenze documentali sanabili sono solo quelle parziali potendo essere esclusivamente disposta l'integrazione della documentazione richiesta nel bando di gara.
La proposta di provvedimento finale
curata dal responsabile del procedimento ha un particolare rilievo
anche ai fini dell'impugnativa del provvedimento finale in quanto l'eventuale difformità di quest'ultimo dalla proposta formulata dal responsabile del procedimento deve essere specificatamente motivata.
Deve, cioè, essere indicato il motivo dell'adozione di una soluzione
provvedimentale diversa da quella proposta dal responsabile del
procedimento amministrativo.
Il responsabile del procedimento amministrativo, dunque, deve, anche se non dotato del potere di adottare il rpovvedimento amministrativo finale, concludere l'istruttoria e presentare, all'organo responsabile del provvedimento, una relazione scritta e sottoscritta contenente la proposta di provvedimento finale e/o lo schema di quest'ultimo.
